Automatische E-Mail-Antworten

Über die IMAP-Erweiterung “Sieve” ist es möglich, automatisch Antworten auf eingehende E-Mails zu versenden. Das kann ein allgemeiner Autoresponder für alle eingehenden Mails sein, oder auch sehr spezifische Antworten für bestimmte Absender oder Zeitfenster. Dieser Artikel gibt eine kurze Übersicht, wie man mittels des Roundcube-Webmail-Tools einen solchen Autoresponder hinzufügt.

Hierfür bitte zuerst mit der E-Mail-Adresse und dem zugehörigen Passwort im Webmail-Tool einloggen, und die Filter-Einstellungen öffnen:

Filter anlegen

Den Filtersatz “managesieve” anklicken und am oberen Seitenrand auf “Erstellen” klicken:

In der Filter-Definition kann jetzt eingestellt werden, in welchen Fällen und wie oft eine automatische Antwort gesendet wird. Zuerst bitte einen sprechenden Filternamen für die Liste eingeben (z. B. “Weihnachtsurlaub” oder “Abwesenheit”) und danach im Bereich “Aktionen” den Eintrag “Mit Nachricht antworten” auswählen:

Zusätzlich sollte in jeden Fall die Option ““Wie oft sollen Nachrichten gesendet werden” auf mindestens “1 Tage” gesetzt werden (bei längerer Abwesenheit besser ein längerer Zeitraum). Mit dieser Option wird sichergestellt, dass jeder Absender nur einmal pro eingestelltem Zeitraum eine entsprechende Antwort bekommt, was ansonsten z. B. bei Mailinglisten (oder einer ebenfalls eingestellten automatischen Antwort beim Empfänger) zu einer Endlosschleife führen kann.

Beispiel:

Sofern Sie diese Antwort an die Absender aller eingehenden Nachrichten senden möchten, wählen Sie unter “Bereich” die Option “alle Nachrichten” und klicken Sie auf “Speichern”, um den Filter anzulegen. Um die Antwort nur an bestimmte Empfänger zu senden oder andere Kriterien anzugeben, lesen Sie den folgenden Abschnitt.

Kriterien für die Antwort festlegen

Im Abschnitt “Regeln” kann man – wie auch bei allen anderen Filter-Regeln – festlegen, unter welchen Bedingungen auf eingehende Nachrichten geantwortet werden soll.

Hierfür muss unter “Bereich” entweder “trifft auf alle folgenden Regeln zu” oder “trifft auf eine der folgenden Regeln zu” ausgewählt werden. Die erste Option erwartet, dass alle angegebenen Regeln erfüllt sind, damit die Antwort gesendet wird. Für die zweite Option genügt es jedoch, wenn mindestens eine Bedingung erfüllt ist:

Soll nur in einem bestimmten Zeitfenster eine Abwesenheitsnotiz versendet werden, kann man das mit folgenden Einstellungen realisieren:

Mit zusätzlichen Filterregeln kann man die Antwort noch auf bestimmte Absender oder Betreffzeilen beschränken. Die Optionen sind zumeist selbsterklärend und entsprechen den Regeln, die man beispielsweise in Outlook anlegen kann.

Um den Filter zu aktivieren, unter dem Formular auf “Speichern” klicken.

Falls die automatische Antwort gespeichert, aber zeitweise nicht genutzt werden soll, kann man den Filter mit der entsprechenden Option deaktivieren:

Deaktivierte Filter werden in der Liste ausgegraut angezeigt.